परिच्छेद ६ कारोबारको अभिलेख

मूल्य अभिवृद्धि करमा दर्ता भएका करदाताले करयोग्य आपूर्ति गर्दा कारोबार मूल्यमा १३ प्रतिशतका दरले करको गणना गरी कर संकलन गर्नुपर्दछ । कारोबारको सिलसिलामा करदाताले विभिन्न वस्तु तथा सेवा पैठारी तथा स्थानीय रुपमा खरिद गरी त्यस्ता वस्तुहरु बिक्री गर्दछन् । करदाताले विभिन्न व्यक्तिबाट प्राप्त गरेका बिल बीजक वा आफूले जारी गरेका बिल बीजक तथा अन्य कागजातहरुको अभिलेख व्यवस्थापन गर्ने कार्य महत्वपूर्ण रहेको हुन्छ । कारोबारको अभिलेख वास्तविक र अद्यावधिक भएन भने आफ्नो कर दायित्व यथार्थ रुपले यकिन गर्न सक्दैन । यसरी वास्तविक रुपमा कर दायित्व यकिन नभई दाखिला हुन गएको विवरणबाट तिर्नुपर्ने कर दायित्वमा कमी भएमा पछि कर लगायत थप दस्तुर, जरिवाना आदि थप दायित्व सिर्जना हुन्छ । कर प्रशासनलाई समेत समयमा प्राप्त हुनुपर्ने कर रकम प्राप्त हुँदैन। यसर्थ सही एवं यथार्थपरक रुपमा कर दायित्व यकिन गर्न खरिद गरिएका वस्तु वा सेवा र विक्री गरिएको वस्तु वा सेवाको सही एवं व्यवस्थित रुपले अभिलेख राख्न अनिवार्य हुन्छ । करदाताले कारोबार अभिलेख गर्ने सम्बन्धमा ऐनको विभिन्न दफाहरुमा उल्लेख भएको छ । निर्देशिकाको यस परिच्छेदमा कारोबारको अभिलेखको सम्बन्धमा भएका व्यवस्थाहरुको सम्बन्धमा विस्तृत रुपमा उल्लेख गरिएको छ ।

६.१ मूल्य अभिवृद्धि कर सम्बन्धी अभिलेखहरु

कुनै पनि करदाताको वास्तविक कर दायित्व यकिन गर्न करदाता तथा कर अधिकृत दुवै पक्षलाई प्रमाण, कागजात तथा सही अभिलेखको आवश्यकता पर्दछ । मूल्य अभिवृद्धि कर प्रणाली कर वीजकमा आधारित प्रणाली हो। स्थानीय खरिदमा तिरेको कर दावी गर्न कर बीजकको आवश्यकता पर्दछ भने पैठारी गरिएका वस्तु तथा सेवामा तिरेको कर दावी गर्न पैठारी प्रज्ञापन पत्र तथा भंसार कार्यालयको नगदी रसिद आवश्यक पर्दछ । मूल्य अभिवृद्धि कर ऐन तथा नियमावलीले कारोबारसँग सम्बन्धित पैठारी, खरिद, बिक्री, निकासीसँग सम्बन्धित बिल तथा बीजक, प्रज्ञापनपत्र, नगदी रसिद, बिल अफ इन्ट्री, सामान प्राप्त गरेको प्रमाणपत्र, प्रतितपत्र, भुक्तानीको प्रमाणपत्र जस्ता आधारभूत प्रमाणहरुको अभिलेख राख्नु पर्ने व्यवस्था गरेको छ । यस्तो अभिलेख राख्न खरिद खाता, बिक्री खाता र मूल्य अभिवृद्धि कर लेखालाई अनिवार्य गरी सोको ढाँचा तोकिएको छ । मूल्य अभिवृद्धि कर लेखांकनलाई सही एवं यथार्थपरक बनाउन उल्लेखित खाताहरुको अतिरिक्त व्यापार लेखा, वासलात, नाफा नोक्सान हिसाब, नगद प्रवाह विवरण र मौज्दात अभिलेख श्रेस्ताहरु राखेको हुन्छ । विद्युतीय माध्यमबाट बीजक जारी गर्ने तथा अभिलेख राख्ने स्वीकृति प्राप्त गर्ने करदाताले विद्युतीय माध्यमबाट राखिएका उपरोक्त अनुसारको अभिलेख अद्यावधिक गरी राख्नु पर्ने व्यवस्था गरेको छ । साथै प्रत्येक कर अवधिको कर दायित्व यकिन गर्न कर विवरण तयार गरी सम्बन्धित कार्यालयमा पेश गर्नुपर्दछ भने उक्त कर दायित्व चुक्ता गर्न सम्बन्धित बैंकमा कर दाखिला गरेको भौचर वा कार्यालयमा नगदै दाखिला गरेको भए नगदी रसिद प्राप्त गरी सोको अभिलेख राख्नुपर्दछ । यसको अतिरिक्त मूल्य अभिवृद्धि कर दायित्वमा समायोजन भएको भए सोसँग सम्बन्धित डेविट क्रेडिट नोट लगायतका प्रमाण कागजातहरु पनि सुरक्षित राख्नु पर्ने व्यवस्था गरेको छ।

६.२ बीजक

मूल्य अभिवृद्धि कर संकलन गर्ने प्रमुख माध्यम बीजक हो । बीजकले कारोबार गरेको पुष्टि गर्दछ। दर्ता भएको प्रत्येक व्यक्तिले कुनै वस्तु वा सेवा आपूर्ति गर्दा बीजक जारी गर्नुपर्ने कानूनी व्यवस्था रहेको छ । मूल्य अभिवृद्धि कर प्रयोजनको लागि दर्ता भएका व्यक्तिले कर लाग्ने वस्तु वा सेवा खरिद गर्दा प्राप्त गरेका कर बीजकको माध्यमबाट कर कट्टी दावी गर्न सक्ने व्यवस्था रहेको छ । मूल्य अभिवृद्धि कर ऐन २०५२ तथा मूल्य अभिवृद्धि कर नियमावली, २०५३ ले कर बीजक र संक्षिप्त कर वीजकको रुपमा छुट्टाछुट्टै व्यवस्था गरेको छ। तर संक्षिप्त कर बीजकबाट कर कट्टी दावी गर्न सकिंदैन । बीजकले मूल्य अभिवृद्धि करको सही लेखांकन गर्न सहयोग पुग्दछ ।

६.२.१ कर बीजक

वस्तु वा सेवा आपूर्ति गर्दा दर्तावाल विक्रेताले खरिदकर्तालाई जारी गर्ने सक्कल बीजकलाई कर बीजक भनिन्छ। कर बीजक जारी गर्ने अधिकार दर्ता भएको व्यक्तिलाई मात्र हुन्छ । कर बीजक कर संकलनको आधारभुत माध्यम हो । प्रत्येक कर बीजक न्युनतम तीन प्रति हुनुपर्दछ । बीजकको प्रथम प्रतिको शीर्ष भागमा कर बीजक उल्लेख गर्नुपर्दछ । कर बीजक उल्लेख भएको पहिलो प्रति खरिदकर्तालाई दिइन्छ। दोस्रो प्रति कर प्रशासनले मागेको बखत उपलब्ध गराउने गरी करदाताले अभिलेखमा राख्दछ । तेस्रो प्रति दर्ता भएको व्यक्तिले आफ्नो कारोबारको लेखांकनका लागि प्रयोग गर्दछ । यही तेस्रो प्रतिको माध्यमबाट करदाताले आफ्नो बिक्री खाता प्रविष्ट गर्ने र लेखा राख्ने गर्दछ । कर बीजक उल्लेख भएको प्रतिले कर कट्टी दावी गर्ने आधार सिर्जना हुने भएकोले पहिलो प्रति बाहेक अन्य प्रतिमा कर बीजक उल्लेख गर्नु हुँदैन । करदाताले आफ्नो आवश्यकतानुसार ३ प्रति भन्दा बढी प्रति बीजक पनि जारी गर्न सक्दछन् । विद्युतीय प्रणालीवाट पनि करदाताले बीजक जारी गर्न सक्ने व्यवस्था रहेको छ । कर बीजकका सम्बन्धमा ऐनको दफा १४ तथा दफा १४क. मा देहाय बमोजिमको व्यवस्था रहेको छः

दफा १४. बीजक दिनु पर्नेः
(१) प्रत्येक दर्ता भएको व्यक्तिले तोकिए बमोजिमको अवस्थामा बाहेक कुनै वस्तु वा सेवा आपूर्ति गर्दा प्रापकलाई बीजक दिनु पर्नेछ ।
(२) बीजकको ढाँचा तोकिए बमोजिम हुनेछ ।
(३) बीजक लिनु प्रापकको कर्तव्य हुनेछ ।
(४) दश हजार रुपैयाँभन्दा बढीको कर लाग्ने वस्तु विभागले तोकेको क्षेत्र वाहिर ढुवानी गर्नेले कर बीजक साथमा राख्नु पर्नेछ ।
(५) विभागले सूचना प्रकाशन गरी वा लिखित आदेश दिई तोकेको कुनै व्यक्तिले कुनै तोकेको वस्तुको सोही सूचना वा आदेशमा तोकेको समयावधिका लागि त्यस्तो वस्तुको खुद्रा बिक्री मूल्य सार्वजनिक गर्नुपर्ने गरी तोक्न सक्नेछ । यस्तो सूचना वा आदेश प्राप्त भएपछि खुद्रा बिक्री मूल्य सार्वजनिक नगरी कुनै वस्तुको बिक्री वा हस्तान्तरण गर्न पाउने छैन ।
(६) उपदफा (५) बमोजिम तोकिएको व्यक्तिले त्यस्तो वस्तु दर्ता नभएको व्यक्तिलाई बिक्री गर्दा सार्वजनिक भएको मूल्यमा तोकिएको ढाँचामा बीजक दिई उपभोक्ता तहको कर समेत असुल उपर गराउने व्यवस्था गरिनेछ । तर उपदफा (५) बमोजिम नतोकिएको कुनै व्यक्तिले स्वेच्छाले यस उपदफा बमोजिमको बीज दिन सक्नेछ ।

यसै गरी विद्युतीय बीजकको सम्बन्धमा ऐनको दफा १४क. मा देहायको व्यवस्था रहेको छः

१४क. विद्युतीय बीजक:
(१) करदाताले विभागको पूर्व स्वीकृति लिई विद्युतीय बीजक जारी गर्न सक्नेछ ।
(२) उपदफा (१) मा जुनसुकै कुरा लेखिएको भए तापनि विभागले सूचना प्रकाशन गरी त्यस्तो सूचनामा तोकिएका करदातालाई अनिवार्य रुपमा विद्युतीय माध्यमबाट वीजक जारी गरी त्यस्तो विद्युतीय माध्यमलाई विभागको केन्द्रीय वीजक अनुगमन प्रणाली (सिविएमएस) मा आवद्ध गर्न आदेश दिन सक्नेछ ।
(३) विद्युतीय माध्यमबाट बीजक जारी गर्ने सफ्टवेयर वा उपकरणको सुरक्षण तथा विश्वसनीयता सम्बन्धमा विभागले कार्यविधि बनाई लागु गर्नेछ । त्यस्तो कार्यविधि सम्बन्धित उत्पादक, वितरक र प्रयोगकर्ताले पालना गर्नुपर्नेछ ।

यसै गरी नियमावलीको नियम १७ ले कर बीजकका सम्बन्धमा देहायको व्यवस्था गरेको छः

नियम १७. कर बीजक:
(१) दर्ता भएको व्यक्तिले कुनै वस्तु वा सेवा आपूर्ति गर्दा कर अधिकृतले अन्यथा स्वीकृत गरेदेखि बाहेक प्रापकलाई अनुसूची-५ र ५क. बमोजिमको ढाँचामा कर बीजक दिनु पर्नेछ । त्यसरी कर बीजक जारी गर्दा कुनै वस्तुको किसिम, साइज मोडल र ब्राण्ड भएमा सो खुलाउनु पर्नेछ ।
(१क) उपनियम (१) मा जुनसुकै कुरा लेखिएको भए तापनि ऐनको दफा १४ को उपदफा (६) बमोजिम वस्तु वा सेवाको बिक्री गर्दा अनुसूची - ५ख मा उल्लिखित विवरण बमोजिमको कर बीजक जारी गर्नुपर्नेछ ।
(२) उपनियम (१) बमोजिम प्रापकलाई दिइने बीजकको मुख पृष्ठमा देखिने गरी प्रष्टसँग कर बीजक लेखिएको हुनु पर्नेछ। यस्तो कर बीजकको तीन प्रति तयार गरी त्यसको सक्कल प्रति प्रापकलाई दिने, दोस्रो प्रति कार्यालयले माग गरेका बखत पेश गर्ने गरी छुट्टै अभिलेख खडा गरी राख्ने र तेस्रो प्रति दर्ता भएको व्यक्तिले आफ्नो कारोबार प्रयोजनको निमित्त अभिलेख खडा गरी राख्ने व्यवस्था गर्नुपर्नेछ ।

यदि एउटै बीजकबाट कर लाग्ने र कर छुटको आपूर्ति गरेको भए कर लाग्ने र कर नलाग्ने वस्तु वा सेवा अलग्गै खुलाई उल्लेख गर्नुपर्दछ ।

विदेशी मुद्रामा भएको भुक्तानीमा मूल्य अभिवृद्धि कर गणना सम्बन्धमा नियमावलीको नियम २१ मा निम्न व्यवस्था रहेको छः

नियम २१. विदेशी मुद्रामा भुक्तानी भएमाः आपुर्तिकर्ताले कुनै वस्तु वा सेवाको आपुर्ति गर्दा त्यसको प्रतिफल वापत प्रापकबाट परिवत्र्य विदेशी मुद्रा भुक्तानी लिई कर बीजक दिँदा कारोबार भएको दिनको नेपाल राष्ट्र बैंकले तोकेको विनिमय दर बमोजिम उक्त विदेशी मुद्रा बराबर हुने नेपाली रुपैयाँको रकम कर बीजकमा उल्लेख गरी बीजक दिनु पर्नेछ ।

परिवर्त्य विदेशी मुद्रा भुक्तानी लिई कर बीजक दिँदा मूल्य अभिवृद्धि कर नियमावली, २०५३ को नियम २१ बमोजिम कारोबार भएको दिनको नेपाल राष्ट्र बैंकले तोकेको विनिमय दर बमोजिम उक्त विदेशी मुद्रा बराबर हुने नेपाली रुपैयाँको रकम कर बीजकमा उल्लेख गरी कर बीजक जारी गर्नुपर्ने र सोही कर लाग्ने मूल्यमा तेह्र प्रतिशतले हुने मूल्य अभिवृद्धि कर रकम समेत असुल गर्नुपर्ने छ ।

६.२.२ संक्षिप्त कर बीजक

दर्ता भएको व्यक्तिले खुद्रा बिक्रीमा जारी गर्ने कर सहित रु.१०,००० सम्मको बीजकलाई संक्षिप्त कर बीजक भनिन्छ। कर अधिकृतबाट स्वीकृति प्राप्त गरेर मात्र दर्ता भएको व्यक्तिले खुद्रा बिक्रीका लागि संक्षिप्त बीजक जारी गर्न पाउँदछ। अन्तिम उपभोक्तालाई खुद्रा विक्री गर्ने बिक्रेतालाई मात्र संक्षिप्त कर बीजक जारी गर्ने स्वीकृति दिइन्छ। यस्तो संक्षिप्त कर बीजकमा करको अंश उल्लेख हुँदैन र यसबाट खरिदकर्ताले कर कट्टी दावी गर्न सक्दैन। संक्षिप्त कर बीजकका सम्बन्धमा नियमावलीको नियम १८ ले गरेको व्यवस्था निम्नानुसार रहेको छः

नियम १८. संक्षिप्त कर बीजक:
(१) नियम १७ मा जुनसुकै कुरा लेखिएको भए तापनि कुनै दर्ता भएको व्यक्तिले कुनै वस्तु वा सेवाको खुद्रा बिक्री गर्ने भएमा सोही कुरा खुलाई सम्बन्धित कर अधिकृत समक्ष निवेदन दिएमा त्यस्तो दर्ता भएको व्यक्तिले कुनै वस्तु वा सेवाको खुद्रा बिक्री गर्दा नियम १७ मा उल्लेख भए बमोजिमको कर बीजकको सट्टा अनुसूची - ६ बमोजिमको ढाँचामा प्रापकलाई संक्षिप्त कर बीजक दिनु पर्ने गरी अनुमति दिन सक्नेछ ।
(२) कम मोल पर्ने धेरै वस्तुहरु बिक्री गरिएको रहेछ भने उपनियम (१) बमोजिम दिइने संक्षिप्त कर बीजकमा सबै वस्तुहरुको छुट्टा छुट्टै नाम उल्लेख गर्नुपर्नेछ ।
(३) उपनियम (१) बमोजिम वस्तु खरिद गरी संक्षिप्त कर बीजक लिने प्रापकले ऐनको दफा १७ बमोजिम कर कट्टी गर्न पाउने छैन ।
(४) उपनियम (१) बमोजिम प्रापकलाई संक्षिप्त कर बीजक दिने दर्ता भएको व्यक्तिले सो कुराको अभिलेख देहाय बमोजिम राख्नु पर्नेछः- (क) सक्कल बीजकको नक्कल प्रति तयार गरी राख्नु पर्ने (ख) टिलरोलको प्रतिलिपि राखी कारोबार गरिएकोमा प्रत्येक दिन सोको जोड गरी राख्नु पर्ने (ग) प्रत्येक कारोबारको कर समेतको मूल्यको अभिलेख राख्ने ।
(५) उपनियम (४) बमोजिम दर्ता भएको व्यक्तिले राख्नु पर्ने अभिलेख राखेको नपाइएमा कर अधिकृतले उपनियम (१) बमोजिम संक्षिप्त कर बीजक जारी गर्न दिएको अनुमति खारेज गर्न सक्नेछ ।
(६) यस नियममा अन्यत्र जुनसुकै कुरा लेखिएको भए तापनि दशहजार रुपैयाँभन्दा बढी मूल्यको कारोबार भएको रहेछ भने यस नियम बमोजिम संक्षिप्त कर बीजक जारी गर्न पाइने छैन र सोभन्दा कम रकमको कारोबार भएको भए तापनि नियम १७ बमोजिमको कर बीजकको माग गर्ने प्रापकलाई सोही बमोजिमको कर बीजक उपलब्ध गराउने कर्तव्य दर्ता भएको व्यक्तिको हुनेछ ।

संक्षिप्त कर बीजक जारी गर्ने करदाताले उपर्युक्त शर्तहरु पालना गर्नुपर्दछ । कर अधिकृतले अनुमति दिँदा आवेदक व्यक्तिले उपरोक्त शर्तहरु पालना गर्न सक्छ वा सक्दैन भन्ने कुराको छानविन गरी उल्लेखित शर्तहरु पालना गर्ने शर्तमा मात्र स्वीकृति दिनुपर्दछ । उल्लिखित शर्तहरु पालन भएको नपाइएमा संक्षिप्त कर बीजक जारी गर्न पाउने गरी दिइएको स्वीकृति कर अधिकृतले खारेज गर्न सक्दछ ।

६.२.३ क्याश मेशिन वा कम्प्यूटर सफ्टवेयरबाट बीजक जारी गर्नुपर्ने

विभागले कुनै करदाताले क्यास मेशिन प्रयोग गर्नुपर्ने गरी तोक्न सक्ने सम्बन्धमा नियमावलीको नियम १८. मा निम्न व्यवस्था रहेको छः नियम १८क. क्याश मेशिन वा विद्युतीय माध्यमबाट बीजक जारी गर्नु पर्ने: विभागले कुनै करदाताले क्यास मेशिन प्रयोग गर्नुपर्ने गरी तोक्न सक्नेछ र त्यसरी तोकिएकोमा त्यस्तो करदाताले कारोबार गर्दा क्याश मेशिनको प्रयोग गरी बीजक जारी गर्नुपर्नेछ । तर विद्युतीय माध्यमबाट बीजक जारी गर्न स्वीकृति प्राप्त करदाताले सोही बमोजिम बीजक जारी गर्नुपर्नेछ ।

६.३ संक्षिप्त कर बीजकबाट करको हिसाब निकाल्ने तरिका

संक्षिप्त बीजक जारी गर्दा वस्तुको मूल्य र कर अलग अलग नदेखाई कर समेतको मुल्य उल्लेख गरिएको हुन्छ। अतः त्यस्ता बीजकहरुबाट असुल भएको करको हिसाब कसरी गणना गर्ने सम्बन्धमा करदाताले जानकारी पाउनु जरुरी छ । नियमावलीको नियम १८ को उपनियम ( ७ ) ले संक्षिप्त कर बीजकबाट कर रकम निकाल्ने कर भिन्नको व्यवस्था उल्लेख गरेको छ । यसरी कर समेत समावेश भएको मूल्यलाई कर भिन्नले गुणा गरेर कर रकम हिसाब गरिन्छ । करको दरमा १०० जोडी हुन आउने अंकले करको दरलाई भाग गर्दा प्राप्त हुने भाग फललाई कर भिन्न भनिन्छ।

नियम १८. संक्षिप्त कर बीजक : (७) संक्षिप्त कर बीजकबाट करको कूल अङ्क बीजक मूल्यलाई कर भिन्नले गुणन गरी निकालिनेछ । स्पष्टीकरणः यस उपनियमको प्रयोजनको लागि “कर भिन्न' भन्नाले कर भिन्न = करको दर / (करको दर + १००) को योगलाई जनाउँछ । यस सम्बन्धमा निम्न उदाहरणले प्रष्ट पार्नेछः

उदाहरण ६.१

संक्षिप्त कर बीजक जारी गर्न अनुमति पाएको दर्ता भएको एक व्यक्तिको संक्षिप्त कर बीजक बमोजिमको दिनभरीको कर समेतको मूल्य रु.२,२५,००० रहेछ । निजले बिक्री खातामा प्रविष्ट गर्ने वेलामा सो दिनको बिक्रीबाट असुल गरेको करको हिसाब गर्दा उक्त कर समेत बिक्री रकम रु.२,२५,००० लाई कर भिन्नले गुणा गरी कर रकम निकाल्नु पर्दछ। जस्तैः करको दर १३% कर भिन्न = १३ / ( १३ + १०० ) = १३/११३= ०.११५ यसप्रकार रु. २,२५,००० x १३/११३ = २५,८८५ ( कर) । यसमा करलाग्ने मूल्य रु. १,९९,११५ र कर रकम रु. २५,८८५ हुन्छ । जसलाई बिक्री खातामा प्रविष्ट गर्दा छुट्याएर उल्लेख गर्नुपर्दछ । अतः उक्त व्यक्तिको त्यस दिनको बिक्री भनेको कर लाग्ने मूल्य रु. १,९९, ११५ र असुल गरेको कर रु. २५,८८५ हो ।

६.४ कर बीजक जारी गर्न नपाइने

मूल्य अभिवृद्धि कर ऐन, २०५२ बमोजिम मूल्य अभिवृद्धि करमा दर्ता नभएको व्यक्तिले कर वीजक जारी गर्न पाउँदैन ।

६.५ डेबिट र क्रेडिट नोटको प्रयोग

दर्ता भएको व्यक्तिले आपूर्ति गरेको वस्तु वा सेवाको मूल्यमा परिवर्तन भई समायोजन गर्नु परेमा डेविट र क्रेडिट नोटको प्रयोग गर्नुपर्दछ । डेविट र क्रेडिट नोटले पनि कर बीजक जत्तिकै महत्व राख्दछ । क्रेडिट नोटको माध्यमबाट खरिदकर्ताले क्रेडिट दावी गर्न पाउँदछ भने सोही आधारमा खरिदकर्ताले जारी गरेको डेबिट नोटबाट विक्रेताले तिर्नुपर्ने करमा डेविटतर्फ समायोजन गर्नुपर्दछ । एक पटक बीजक जारी भएपछि सोमा कुनै परिवर्तन गर्नुपर्ने अपरिहार्य अवस्था सिर्जना भएमा पूर्व जारी बीजकमा परिवर्तन गर्न मिल्दैन । तर सो प्रयोजनका लागि डेविटरक्रेडिट नोटको प्रयोग गर्न सकिन्छ । यदि जारी साविक बीजकमा उल्लेखित मूल्यभन्दा कम मूल्य उल्लेख गर्नुपर्ने कुनै मनासिव कारण भएमा बिक्रेताले खरिदकर्तालाई क्रेडिट नोट जारी गर्दछ र सोही कारोबारलाई लेखांकन गर्न खरिदकर्ताले बिक्रेतालाई डेबिट नोट जारी गर्दछ । यसको विपरित साविक मूल्यभन्दा बढी मूल्य उल्लेख गर्नुपर्ने भएमा बिक्रेताले खरिदकर्तालाई डेविट नोट जारी गर्दछ र खरिदकर्ताले बिक्रेतालाई क्रेडिट नोट जारी गर्दछ । कुनै पनि कारोबारमा खरिदकर्ता र बिक्रेता गरी दुई पक्षको संलग्नता हुने भएकोले सामान्यतया एउटा पक्षको डेविट अर्का पक्षको क्रेडिट हुन्छ भने एउटा पक्षको क्रेडिट अर्को पक्षको डेबिट हुन्छ ।

डेविट र क्रेडिट नोटमा उल्लेख गर्नुपर्ने विवरणका सम्बन्धमा नियम २० मा व्यवस्था गरिएको छ । यस अनुसार डेविट र क्रेडिट नोटमा क्रमागत संख्या, जारी भएको मिति, आपूर्तिकर्ताको नाम, ठेगाना र दर्ता नम्बर, प्रापकको नाम, ठेगाना र निज दर्ता भएको व्यक्ति भएमा दर्ता नम्बर, कारोबारसँग सम्बन्धित कर बीजकको संख्या र मिति, वस्तु वा सेवाको विवरण र डेविट र क्रेडिट नोटको कारण, डेविट वा क्रेडिट भएको रकम र डेविट वा क्रेडिट भएको करको रकम खुलाउनु पर्ने कानूनी व्यवस्था गरिएको छ । दर्ता भएको करदाताले डेविट वा क्रेडिट नोटको मासिक लेखा राख्नुपर्दछ । डेविट / क्रेडिट नोटको ढाँचा परिच्छेद ५ मा उल्लेख गरिएको छ ।

६.६ करदाताले अनिवार्य रुपमा राख्नु पर्ने अभिलेख

अभिलेख व्यवस्थापनका लागि मूल्य अभिवृद्धि कर ऐन र नियमावलीले खरिद खाता, विक्री खाता र कर लेखा खाता अनिवार्य रुपमा राख्नुपर्ने कानूनी व्यवस्था गरी सोको ढाँचा समेत तोकेको छ । दर्ता भएको व्यक्तिले प्रत्येक कर अवधिको कर गणना स्पष्ट हुने गरी आफ्नो कारोबारको लेखा राख्नु पर्दछ । दर्ता भएको व्यक्तिले कर लेखाको निमित्त अनुसूची ८ अनुसार खरिद खाता, अनुसूची ९ अनुसार बिक्री खाता आफै प्रमाणित गरी अद्यावधिक रुपमा लेखांकन गरी राख्नु पर्दछ । साथै अनुसूची ७ को ढाँचामा मूल्य अभिवृद्धि कर लेखा समेत राख्नुपर्दछ। विभागको अनुमति लिई कम्प्यूटर प्रणालीमा पनि लेखा व्यवस्थित गरी राख्न सकिन्छ । कारोबारको लेखा राख्नुपर्ने सम्बन्धमा ऐनको दफा १६ ले निम्नानुसार व्यवस्था गरेको छः

दफा १६. कारोबारको लेखा राख्नु पर्नेः
(१) करदाताले दफा १८ बमोजिमको कर अवधिको आफ्नो कारोबारको लेखा अद्यावधिक राख्नु पर्नेछ र त्यस्तो लेखा निरीक्षण गर्न कर अधिकृतले माग गरेमा जहाँसुकै रहेको निजको त्यस्तो लेखा कर अधिकृतलाई उपलब्ध गराउनु पर्नेछ ।
(१क) विभागले करदाताको कम्प्युटर तथ्यांक आधार (डाटावेश) मा निरन्तर पहुँच प्राप्त गर्न सक्नेछ ।
(२) करदाताले राखेको लेखामा देहायका कुराहरु समेत समावेश हुनु पर्नेछः- (क) कारोबार भएको मिति, (ख) प्रत्येक कारोबारको मूल्य, (ग) कारोबारको अर्को पक्ष दर्ता भएको रहेछ भने निजको दर्ता नम्बर र (घ) कारोबारसँग सम्बद्ध तोकिए बमोजिमका अन्य कुराहरु ।
(३) कर लाग्ने वस्तु वा सेवाको कारोबार गर्ने दर्ता भएको वा नभएको व्यक्तिले प्रत्येक आर्थिक वर्षको लागि आफैँले प्रमाणित गरेको खरीद, बिक्री खाता लेखा राख्ने प्रयोजनको निमित्त प्रयोग गर्नुपर्नेछ । त्यस्तो खाता कर अधिकृतले जुनसुकै बखत जाँच गर्न सक्नेछ ।
(३क) …
(४) करदाताले कारोबारको लेखा तोकिएको अवधिसम्म सुरक्षित राख्नु पर्नेछ ।
(५) यो ऐन वा यस ऐन अन्तर्गत बनेका नियमले तोकेको प्रक्रिया पूरा गरी करदाताले राखेको लेखालाई अन्यथा प्रमाणित नभएसम्म मान्यता दिईनेछ ।

दर्ता भएका करदाताले राख्नुपर्ने अभिलेखका सम्बन्धमा नियमावलीको नियम २३ मा देहाय बमोजिमको व्यवस्था गरेको छः

नियम २३. अभिलेख राख्नु पर्नेः
(१) दर्ता भएको व्यक्तिले ऐन र नियमावलीको प्रयोजनको निमित्त देहायका सूचना कागजात तथा विवरणहरुको अभिलेख राख्नु पर्नेछः (क) अनुसूची- ७ बमोजिमका सूचनाहरु (ख) व्यापार, लेखा, नगद प्राप्ति र भुक्तानी सम्बन्धी अभिलेख, (ग) आफूले जारी गरेका कर बीजक तथा संक्षिप्त कर बीजकहरु (घ) आफूले प्राप्त गरेका कर बीजक तथा संक्षिप्त कर बीजकहरु (ङ) आफूले गरेको आयात र निर्यातसँग सम्बन्धित सम्पूर्ण कागजातहरु (च) आफूले खरिद र बिक्री गरेका वस्तु तथा सेवाको मूल्यमा घटबढ भएको प्रमाणित गर्ने सम्पूर्ण डेविट तथा क्रेडिट नोट र अन्य तत्सम्बन्धी कागजातहरु (छ) अनुसूची ८ र अनुसूची - ९ मा उल्लेख भए बमोजिमका खरिद तथा बिक्री खाताहरु ।
(२) उपनियम (१) मा जुनसुकै कुरा लेखिएको भए तापनि बिशेष प्रकारको व्यापार वा व्यवसायका निमित्त उक्त उपनियममा उल्लेख भएका मध्ये कुनै अभिलेखहरु मात्र दर्ता भएको व्यक्तिले अभिलेखको रुपमा राख्नु पर्ने गरी विभागले तोक्न सक्नेछ ।
(३) दर्ता भएको व्यक्तिले यस नियम बमोजिम राख्नु पर्ने अभिलेखहरु विभागको अनुमति लिई कम्प्युटर वा यस्तै अन्य यान्त्रिक प्रणाली वा विभागले तोकिदिए बमोजिमको तरिका अपनाई राख्न सक्नेछ ।
(४) यस नियम बमोजिम दर्ता भएको व्यक्तिले राखेको अभिलेख कर अधिकृतले कारोबार समयमा जुनसुकै बखत हेर्न सक्नेछ । स्पष्टीकरण : यस नियमको प्रयोजनको लागि कारोबार समय' भन्नाले सार्वजनिक बिदा बाहेक कारोबार खुल्ने तथा बन्द हुने समयको बीचको अवधि सम्झनु पर्दछ ।
(५) उपनियम (४) बमोजिम कर अधिकृतले अभिलेख जाँच गर्ने सिलसिलामा मागेको अभिलेखसँग सम्बन्धित विवरण तथा कागजात दर्ता भएको व्यक्तिले आफ्नै खर्चमा मुद्रण गरी उपलब्ध गराउनु पर्नेछ ।
(६) उपनियम (४) वमोजिम कर अधिकृतले अभिलेख जाँच गर्दा निजलाई सहयोग पुयाउनको निमित्त आवश्यक कर्मचारीहरु उपलब्ध गराउने कर्तव्य दर्ता भएको व्यक्तिको हुनेछ ।
(७) यस नियम बमोजिम राखिएका अभिलेखहरु दर्ता भएको व्यक्तिले ६ वर्षसम्म सुरक्षित राख्नु पर्नेछ ।

दर्ता भएको व्यक्तिले आफ्नो कारोबारको सिलसिलामा कहिलेकाँहि व्यवसाय प्रवर्द्धनका लागि कुनै वस्तु आफैंले खरिद गरी वा उत्पादनकर्ता वा वितरकबाट विना मूल्यमा प्राप्त भएको वस्तु समेत कारोबार गर्ने वस्तुको साथ वितरण गरेको हुनसक्दछ। यस्तो प्रयोजनका लागि प्राप्त भएका वस्तु वा ती वस्तु वितरण गरेको अभिलेख समेत राख्नु पर्दछ। यसैगरी दर्ता भएको व्यक्तिले आफ्नो कारोवारको सिलसिलामा कहिलेकाँहि व्यवसाय प्रवर्द्धन गर्ने प्रयोजनका लागि नमूनाका रुपमा कुनै वस्तु विना मूल्य वितरण गरेको हुनसक्दछ । यसरी नमूनाका रुपमा बितरण गरिएको र प्राप्तकर्ताले प्राप्त गरेको वस्तुको समेत अभिलेख अद्यावधिक राख्नुपर्दछ । यस सम्वन्धमा नियम २४ ले निम्न व्यवस्था गरेको छः

नियम २४. नमूनाको लागि वितरण गरिएको वा विना मूल्यमा प्राप्त वस्तुको विवरणः नियम २३ मा उल्लिखित अभिलेखहरुका अतिरिक्त दर्ता भएको व्यक्तिले कारोबारसँग सम्बन्धित देहायका विवरणहरु समेत राख्नु पर्नेछः- (क) व्यवसाय प्रवर्द्धनको लागि नमूनाको रुपमा प्राप्त भएका तथा वितरण गरिएको वस्तुको विवरण | (ख) विनामूल्य प्राप्त भएका तथा वितरण गरिएका वस्तुको विवरण । करदाताले राख्नुपर्ने अभिलेख एवं खाता तथा विवरणको अवस्थालाई यसरी उल्लेख गरिएको छ ।

करदाताले राख्नुपर्ने अभिलेखको श्रृंखला

graph LR
  A["ब्यबसायीक कारोबार"] -->|"कागजात"| B["बिक्रि बिजक,<br> निकासी प्रज्ञापन पत्र,<br> डेबिट र क्रेडिट नोट"];
  B --> A;
  A -->|"कागजात"| C["खरिद बिजक,<br> पैठारी प्रज्ञापन पत्र,<br> डेबिट र क्रेडिट नोट, <br> ऐनको बिशेष व्यवस्था अनुसार"];
  C --> A;
  C --> D["खरिद खाता <br> अनुसूची ८"];
  D --> E["मूल्य अभिबृद्धि कर लेखा <br>अनुसूची ७"];
  D --> F["कर विवरण <br>अनुसूची १०"];
  B --> G["बिक्रि खाता <br>अनुसूची ९"];
  G --> E;
  G --> F;
  E --> F;
  F --> H["कार्यालयमा दर्ता <br>विधुतीय माध्याम बाट फाईलिंग"];

मूल्य अभिवृद्धि कर नियमावलीमा खरीद खाताको नमूना देहाय बमोजिम रहेको छ ।

अनुसूची ८ (नियम २३ को उपनियम (१) को खण्ड (छ) संग सम्बन्धित ) खरिद खाता करदाता दर्ता नं : करदाताको नामः कर अवधिः महिना …. साल

बीजक / प्रज्ञापनपत्र नम्बर						जम्मा खरीद मूल्य रू	कर छुट हुने वस्तु वा सेवाको खरिद / पैठारी मूल्य (रु.)	करयोग्य खरिद (पुँजीगत बाहेक)		करयोग्य पैठारी (पँजीगत बाहेक)		पुँजीगत करयोग्य (खरिद / पैठारी)
मिति	बीजक प्रज्ञापनपत्र नं	आपूर्तिकर्ताको नाम	आपूर्तिकर्ताको स्थायी लेखा नम्बर	वस्तु वा सेवाको विवरण	खरिद/पैठारी गरिएका वस्तु को परिमाण			मूल्य (रु.)	मूल्य (रु.)	मूल्य (रु.)	मूल्य (रु.)	मूल्य (रु.)	मूल्य (रु.)
कुल जम्मा

• खरिद खातामा बीजक अनुसार छुट्टा छुट्टै प्रविष्ट गर्नुपर्दछ।
• बीजक नं. र मिति उल्लेख गरेको महलमा स्थानीय खरिदको हकमा बीजक नं. र सो को मिति तथा पैठारीको हकमा पैठारी
• प्रज्ञापन पत्र नं. र सो को मिति उल्लेख गर्नुपर्दछ ।
• जम्मा खरिद मूल्यको महलमा कर बाहेकको मूल्य उल्लेख गर्नुपर्दछ ।
• यदि एउटै बीजकमा करयोग्य खरिद र कर छुट खरिद वा एउटै प्रज्ञापन पत्रमा करयोग्य पैठारी र कर छुट पैठारी भएमा जम्मा खरिदको महलमा कर बाहेकको करयोग्य खरिद र पैठारी र कर छुट खरिद र पैठारीको मूल्य जोडेर उल्लेख गर्नुपर्दछ र कर छुट खरिदको महल र कर योग्य खरिद र पैठारीको महलमा छुट्टा छुट्टै प्रविष्ट गर्नुपर्दछ ।
• करको महलमा स्थानीय खरिद भए करयोग्य खरिदको कर महलमा उल्लेख गर्नुपर्दछ भने पैठारी भएमा कर योग्य पैठारीको कर महलमा उल्लेख गर्नुपर्दछ ।
• बेदर्तावाल करदाताबाट करयोग्य खरिद गरेता पनि सो वीजकबाट क्रेडिट नपाउने हुनाले कर छुट खरिदको महलमा नै उल्लेख गर्नुपर्दछ ।
• खरिद खातामा सम्पूर्ण खरिद वस्तु तथा सेवा प्रविष्ट गर्नुपर्दछ ।

अनुसूची ९ (नियम २३ को उपनियम (१) को खण्ड (ज) सँग सम्बन्धित) बिक्री खाता करदाता दर्ता नंः करदाताको नामः कर अवधिः महिना साल

बीजक						जम्मा बिक्री / निकासी मूल्य (रु.)	स्थानीय कर छुटको बिक्री मूल्य (रु.)	करयोग्य बिक्री		निकासी
मिति	बीजक नम्बर	खरिदकर्ताको नाम	खरिदकर्ताको स्थायी लेखा नम्बर	वस्तु वा सेवाको नाम	वस्तु वा सेवाको परिमाण			मूल्य (रु.)	कर (रु.)	निकासी गरेको वस्तु वा सेवाको मूल्य (रु.)	निकासी गरेको देश	निकासी प्रज्ञापनपत्र नम्बर	निकासी प्रज्ञापनपत्र मिति
कुल जम्मा
कुल जम्मा

• बिक्री खातामा बीजक अनुसार छुट्टा छुट्टै प्रविष्ट गर्नुपर्दछ। बीजक नं. र मिति उल्लेख गरेको महलमा बीजकको नं.र सो को मिति उल्लेख गर्नुपर्दछ ।
• जम्मा विक्री मूल्यको महलमा कर बाहेकको मूल्य उल्लेख गर्नुपर्दछ।
• यदि एउटै बीजकमा करयोग्य बिक्री र कर छुट बिक्री वा जम्मा बिक्रीको महलमा कर बाहेकको करयोग्य विक्री र कर छुट बिक्रीको मूल्य जोडेर उल्लेख गर्नुपर्दछ र कर छुट बिक्रीको महल र कर योग्य विक्रीको महलमा छुट्टा छुट्टै प्रविष्ट गर्नुपर्दछ ।
• शून्य दरको विक्रीको महलमा निकासी मूल्य उल्लेख गर्नुपर्दछ ।
• खरिद र बिक्री खातामा कर अवधि अनुसार अन्त्यमा सबै महलको जोड जम्मा गरेर ठिक भए नभएको एक अर्कामा भिडान गर्नुपर्दछ । जस्तै कर छुट खरिद र कर योग्य खरिद र करयोग्य पैठारीको जोड जम्मा खरिद मूल्यसँग भिडान हुनुपर्दछ ।

अनुसूची ७ (नियम २३ को उपनियम (१) को खण्ड (क) सँग सम्बन्धित) मूल्य अभिवृद्धि कर लेखा खरिद / आयात, बिक्री / निर्यात

मिति	विवरण	खरिद वा पैठारी मूल्य	करको दर	कर रकम	मिति	विवरण	बिक्री वा निकासी मूल्य	करको दर	कर रकम

• खरिद र बिक्री खाता तयार भएपछि सोको सारांशको रुपमा मूल्य अभिवृद्धि कर लेखा तयार गर्नुपर्दछ । खरिद र बिक्री खाता अवधि अनुसारको जोड मूल्य अभिवृद्धि कर लेखामा प्रविष्ट हुने भएकोले खरिद र बिक्री खाता तयार नभएसम्म मूल्य अभिवृद्धि कर लेखा तयार हुँदैन ।
• मूल्य अभिवृद्धि कर लेखामा मितिको महलमा कर अवधि उल्लेख गर्नुपर्दछ।
• विवरणको महलमा खरिदतर्फ भए कर छुट खरिद, करयोग्य खरिद वा करयोग्य पैठारी के हो ? सो उल्लेख गर्ने, बिक्रीतर्फ भए कर छुट बिक्री, करयोग्य बिक्री वा निकासी के हो ? सो उल्लेख गर्नुपर्दछ ।
• खरिद र विक्रीको महलमा खरिद र बिक्री खाता अनुसार खरिद विक्री मूल्य खुलाउनु पर्दछ ।
• करको दरको महलमा करको दर उल्लेख गर्नुपर्दछ ।
• कर रकमको महलमा खरिदतर्फ भए खरिद खाताको अवधि अनुसारको जम्मा खरिदमा तिरको कर र बिक्रीमा बिक्री खाता अनुसार संकलन गरको कर रकम खुलाउनु पर्दछ ।
• मूल्य अभिवृद्धि कर लेखा खाता अनुसार कर विवरण तयार हुने भएकोले कर विवरण तयार गर्नुपूर्व मूल्य अभिवृद्धि कर लेखा तयार गर्नुपर्दछ ।

६.७ विद्युतीय बीजक, उपकरण तथा सफ्टवेयर सम्बन्धी व्यवस्था

करदाताले आन्तरिक राजस्व विभागको पूर्व स्वीकृतिमा विद्युतीय बीजक जारी गर्न सक्ने व्यवस्था रहको छ । साथै विभागले सूचना प्रकाशन गरी तोकिएका करदाताले अनिवार्य रुपमा विद्युतीय माध्यमबाट वीजक जारी गर्नुपर्ने गरी तोकिदिन समेत सक्नेछ । यस सम्बन्धमा अभिवृद्धि कर ऐन, २०५२ को दफा १४क. मा देहाय बमोजिम उल्लेख भएको छः

दफा १४क. विद्युतीय बीजक:
(१) करदाताले विभागको पूर्व स्वीकृति लिई विद्युतीय बीजक जारी गर्न सक्नेछ ।
(२) उपदफा (१) मा जुनसुकै कुरा लेखिएको भए तापनि विभागले सूचना प्रकाशन गरी त्यस्तो सूचनामा तोकिएका करदातालाई अनिवार्य रुपमा विद्युतीय माध्यमबाट बीजक जारी गरी त्यस्तो विद्युतीय माध्यमलाई विभागको केन्दीय बीजक अनुगमन प्रणाली (सिविएमएस) मा आवद्ध गर्न आदेश दिन सक्नेछ।
(३) विद्युतीय माध्यमबाट बीजक जारी गर्ने सफ्टवेयर वा उपकरणको सुरक्षण तथा विश्वसनीयता सम्बन्धमा विभागले कार्यविधि बनाई लागु गर्नेछ । त्यस्तो कार्यविधि सम्बन्धित उत्पादक, वितरक र प्रयोगकर्ताले पालना गर्नुपर्नेछ।

ऐनको उल्लिखित व्यवस्था लागु गराउने सन्दर्भमा कर लेखा प्रणालीलाई विश्वसनीय तथा पारदर्शी बनाउन विद्युतीय उपकरणबाट बीजक जारी गर्न तथा लेखासमेत राख्ने प्रयोजनको लागि उपकरण तथा सफ्टवेयर व्यवस्थित गर्ने उद्देश्यले विद्युतीय विजक सम्बन्धी कार्यविधि, २०७४ लागु भएको छ । कार्यविधिमा मूख्यतः उपकरण तथा सफ्टवेयर सूचीकरण तथा अनुमति सम्बन्धी व्यवस्था, सोको मापदण्ड, यसको अनुगमन सम्बन्धी व्यवस्थाहरु अलग अलग परिच्छेदमा स्पष्ट पारिएको छ । यस सम्बन्धी पूर्ण विवरणहरु सोही कार्यविधिमा उल्लेख भएकोले यहाँ विस्तृत ब्याख्या गरिएको छैन ।

६.८ कम्प्युटर सफ्टवेयरको प्रयोग र अभिलेख

आन्तरिक राजस्व विभाग र यस अन्तर्गतका कार्यालय तथा करदाता दुवै पक्षले मूल्य अभिवृद्धि कर सम्बन्धी कारोबारको सूचना तथ्यांक वा यससँग सम्बन्धित प्रमाण कागजातहरुको अभिलेख राख्न र सूचना प्रशोधन सम्बन्धी कामको लागि कम्प्युटर सफ्टवेयर प्रयोग गर्न सक्ने व्यवस्था गरेको छ । मूल्य अभिवृद्धि कर ऐन, २०५२ को दफा १६क. ले देहाय बमोजिमको कानूनी व्यवस्था गरेको छः

दफा १६क. कम्प्युटर प्रशोधित अभिलेख प्रमाणको रुपमा ग्राहृय हुनेः (१) प्रचलित कानूनमा जुनसुकै कुरा लेखिएको भए तापनि अन्यथा प्रमाणित भएमा बाहेक कर प्रयोजनको निमित्त विभाग वा अन्तर्गतका कार्यालयमा रहेका कम्प्युटरबाट प्रशोधित करदाता सम्बन्धी अभिलेख प्रमाणको रुपमा ग्राह्य हुनेछ ।

विद्युतीय माध्यमबाट कारोवारको अभिलेख राख्ने, सूचनाको प्रशोधन गर्ने र सम्प्रेषण गर्ने, प्रशासनिक निर्णय निर्माण गर्ने र करदाताको कम्प्युटरमा सुरक्षित सूचना तथा तथ्यांकमा विभाग तथा कार्यालयहरुको निरन्तर र निर्वाध पहुंच कायम गर्ने सम्बन्धमा कानूनी व्यवस्था गरिएको छ । ऐनको दफा १६क. को उपदफा (२) मा करदाताले कारोबारको अभिलेख विद्युतीय माध्यमबाट राख्न सक्ने व्यवस्था गरेको छ ।

दफा १६क. को उपदफा (२): विभागले सूचना प्रकाशन गरी विद्युतीय माध्यमबाट बीजक जारी गर्ने, लेखा राख्ने, कर विवरण पेश गर्ने तथा भुक्तानी गर्ने सम्बन्धमा आवश्यक व्यवस्था गर्न सक्नेछ ।

विभागले कुनै करदातालाई आफ्नो कारोवारको सिलसिलामा क्यास मेशिन प्रयोग गर्ने गरी तोक्न सक्छ । यसरी क्यास मेशिन प्रयोग गर्नुपर्ने गरी तोकिएका करदाताले आफ्नो कारोबारको सन्दर्भमा क्यास मेशिनको प्रयोग गरी बीजक जारी गर्नुपर्दछ। यस सम्बन्धमा नियमावलीको नियम १८ मा निम्नानुसार व्यवस्था गरिएको छ ।

नियम १८क. क्याश मेशिन वा विद्युतीय माध्यमबाट वीजक जारी गर्नु पर्ने: विभागले कुनै करदाताले क्यास मेशिन प्रयोग गर्नुपर्ने गरी तोक्न सक्नेछ र त्यसरी तोकिदिएकोमा त्यस्तो करदाताले कारोबार गर्दा क्याश मेशिनको प्रयोग गरी बीजक जारी गर्नुपर्नेछ ।
तर विद्युतीय माध्यमबाट बीजक जारी गर्न स्वीकृती प्राप्त करदाताले सोही बमोजिम बीजक जारी गर्नुपर्नेछ ।

दर्ता भए दर्ता भएको व्यक्तिले आफ्नो कारोवारको अभिलेख कम्प्युटर वा यस्तै अन्य यान्त्रिक प्रणाली वा विभागले तोकिदिएको तरिका अनुसार राख्न सक्छ । सो को लागि विभागबाट अनुमति लिनुपर्दछ । यस सम्बन्धमा नियमावलीको निमय २३ उपनियम (३) निम्न व्यवस्था गरेको छ ।

नियम २३ को उपनियम (३) दर्ता भएको व्यक्तिले यस नियम बमोजिम राख्नु पर्ने अभिलेखहरु विभागको अनुमति लिई कम्प्युटर वा यस्तै अन्य यान्त्रिक प्रणाली वा विभागले तोकिदिए बमोजिमको तरिका अपनाई राख्न सक्नेछ ।

ऐनको दफा १६क. को उपदफा (१) मा आन्तरिक राजस्व विभाग र आन्तरिक राजस्व कार्यालयहरुमा करदाताले पेश गरेका विवरण तथा विभाग तथा कार्यालयहरुले कम्प्युटर सफ्टवेयरमार्फत राखेका करदाता सम्बन्धी प्रारम्भिक तथा प्रशोधित सूचनाहरु जुनसुकै कानूनी निर्णयको लागि प्रमाणको रुपमा ग्राह्य हुने व्यवस्था गरेको छ।

आन्तरिक राजस्व विभागले मूल्य अभिवृद्धि करमा दर्ता भएका सबै करदाताको कम्प्युटर तथ्यांक आधार (डाटावेस) मा पहुँच प्राप्त गर्न पाउने व्यवस्था गरेको छ । साथै विभाग अन्तर्गतका कार्यालयहरुले आफ्ना करदाताहरुको कम्प्युटर तथ्यांक आधार (डाटावेस) मा निरन्तर पहुंच प्राप्त गर्न सक्ने व्यवस्था गरेको छ । यस सम्बन्धमा ऐनको दफा १६ को उपदफा (१क) मा निम्न व्यवस्था गरेको छ ।

दफा १६. (१क) विभागले करदाताको कम्प्युटर तथ्यांक आधार (डाटावेश) मा निरन्तर पहुँच प्राप्त गर्न सक्नेछ ।

करदाताले आफ्नो कारोबारको सम्बन्धमा माथि उल्लेखित गरिएका जुनसुकै तरिकाबाट राखिएको अभिलेख कर अधिकृतले कारोबारको समयमा जुनसुकै बखत हेर्न सक्छ । यस सम्बन्धमा नियमावलीको नियम २३ को उपनियम ( ४ ) मा निम्न व्यवस्था रहेको छ ।

नियम २३ को उपनियम ( ४ ) यस नियम बमोजिम दर्ता भएको व्यक्तिले राखेको अभिलेख कर अधिकृतले कारोबार समयमा जुनसुकै बखत हेर्न सक्नेछ । स्पष्टीकरणः यस नियमको प्रयोजनको लागि “ कारोबार समय" भन्नाले सार्वजनिक बिदा बाहेक कारोबार खुल्ने तथा बन्द हुने समयको बीचको अवधि सम्झनु पर्दछ ।